Jak sporządzić testament u notariusza i jakie dokumenty są potrzebne?

Testament u notariusza można sporządzić podczas jednej wizyty, ale najlepiej nie zaczynać jej od zdania: „chcę przepisać mieszkanie córce”. W prawie spadkowym znaczenie ma bowiem nie tylko to, kto ma otrzymać majątek, lecz także w jaki sposób ma go otrzymać: jako spadkobierca, zapisobierca zwykły czy zapisobierca windykacyjny. Różnica może zdecydować o tym, kto po śmierci właściciela stanie się właścicielem konkretnej nieruchomości i jakie roszczenia będą mieli pozostali członkowie rodziny.

Testament notarialny jest sporządzany w formie aktu notarialnego. Nie daje stuprocentowej gwarancji, że po śmierci spadkodawcy nikt nie podejmie próby jego zakwestionowania, ale zdecydowanie ogranicza liczbę sporów dotyczących formy dokumentu, jego autentyczności czy tego, czy podpis rzeczywiście należał do spadkodawcy. Notariusz ustala tożsamość testatora, ocenia, czy może dokonać czynności, odczytuje dokument i wyjaśnia skutki prawne przyjętych rozwiązań.

Jak wygląda sporządzenie testamentu notarialnego krok po kroku?

Najpierw trzeba ustalić rzeczywistą wolę spadkodawcy. To ważniejsze niż przygotowanie dokumentów. Notariusz nie powinien jedynie przepisać listy życzeń do aktu. Musi ustalić, jakie rozwiązanie prawne odpowiada temu, co testator chce osiągnąć.

Przykład jest prosty. Zdanie „po mojej śmierci mieszkanie ma dostać córka, a syn pieniądze” może prowadzić do kilku różnych konstrukcji testamentu. Można powołać dzieci do spadku w określonych udziałach i pozostawić im późniejszy dział spadku. Można zastosować zapis zwykły. W określonych przypadkach można też wykorzystać zapis windykacyjny, dzięki któremu konkretny przedmiot — np. oznaczona nieruchomość — przypada wskazanej osobie z chwilą śmierci spadkodawcy.

W praktyce procedura wygląda najczęściej tak:

• testator umawia wizytę w kancelarii i opisuje, jak chce rozporządzić majątkiem,
• kancelaria zbiera podstawowe dane potrzebne do przygotowania projektu,
• notariusz podczas spotkania sprawdza tożsamość testatora i ustala jego wolę,
• omawiane są skutki poszczególnych postanowień, w tym kwestie zachowku, wydziedziczenia, zapisów i udziałów spadkowych,
• akt notarialny zostaje odczytany,
• testator potwierdza, że treść odpowiada jego woli,
• następuje podpisanie aktu.

Nie można wysłać pełnomocnika, aby sporządził testament w czyimś imieniu. Testament jest czynnością ściśle osobistą. Może go sporządzić osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Notariusz nie powinien dokonać czynności, jeżeli ma wątpliwości dotyczące zdolności osoby do świadomego uczestnictwa w czynności.

To ma bardzo praktyczne znaczenie w przypadku osób ciężko chorych, przyjmujących silne leki albo znajdujących się w stanie mogącym wpływać na świadomość. Sama choroba czy zaawansowany wiek nie oznaczają nieważności testamentu. Problem powstaje wtedy, gdy w chwili jego sporządzania testator znajdował się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli.

Dlatego odkładanie testamentu do momentu ciężkiej hospitalizacji jest jednym z najczęstszych błędów. Jeżeli decyzja dotycząca dziedziczenia jest już podjęta, rozsądniej sporządzić akt wcześniej niż później próbować udowadniać przed sądem, że spadkodawca w dniu podpisania dokumentu był w pełni świadomy.

Po sporządzeniu testamentu oryginał aktu pozostaje w kancelarii notarialnej. Testator otrzymuje wypis aktu, który ma moc prawną oryginału w zakresie przewidzianym przepisami. Nie należy więc zakładać, że zgubienie domowego egzemplarza automatycznie powoduje utratę testamentu.

Testament można później zmienić albo odwołać. Nie jest to decyzja nieodwracalna. Spadkodawca może sporządzić nowy testament, odwołać wcześniejszy w całości albo zmienić tylko część swoich rozrządzeń. Przy kilku kolejnych testamentach trzeba jednak zadbać o ich wzajemną spójność. Pozostawienie kilku dokumentów z częściowo sprzecznymi postanowieniami jest gotowym przepisem na późniejszy spór rodzinny.

Jakie dokumenty i informacje trzeba przygotować przed wizytą?

Podstawą jest ważny dokument pozwalający notariuszowi stwierdzić tożsamość. W typowej sytuacji będzie to dowód osobisty albo paszport. Notariusz ma ustawowy obowiązek stwierdzić tożsamość osoby uczestniczącej w czynności notarialnej.

Nie trzeba natomiast przychodzić do kancelarii z teczką wszystkich dokumentów dotyczących całego majątku tylko dlatego, że sporządzany jest testament. Zakres potrzebnych materiałów zależy od jego treści.

Przed wizytą dobrze przygotować:

• imię, nazwisko i dane osoby lub osób, które mają dziedziczyć,
• numery PESEL spadkobierców, jeżeli są znane,
• informacje o pokrewieństwie,
• decyzję, czy spadkobiercy mają dziedziczyć w częściach równych, czy w innych udziałach,
• dane osób, które mają otrzymać konkretne składniki majątku,
• informacje o małżonku, dzieciach i innych osobach, które potencjalnie mogą być uprawnione do zachowku,
• poprzednie testamenty, jeżeli były sporządzane,
• dokumenty dotyczące konkretnego składnika majątku, jeżeli ma zostać objęty szczególnym rozrządzeniem.

Przy mieszkaniu lub domu szczególnie przydatny jest numer księgi wieczystej. Jeżeli testament ma zawierać zapis windykacyjny nieruchomości, jej identyfikacja nie może opierać się na potocznym określeniu w rodzaju „mieszkanie na Mickiewicza”. Trzeba ustalić dokładnie, jaka nieruchomość ma być przedmiotem zapisu i czy rzeczywiście należy do testatora.

Podobnie wygląda sytuacja z udziałami w spółce, przedsiębiorstwem, samochodem czy prawami majątkowymi. Im bardziej szczegółowe rozrządzenie, tym większe znaczenie ma poprawna identyfikacja przedmiotu.

Przy prostym testamencie, w którym jedna osoba zostaje powołana do całego spadku, zwykle nie ma potrzeby wyliczania każdego rachunku bankowego, samochodu czy ruchomości. Spadek obejmuje prawa i obowiązki majątkowe należące do spadkodawcy w chwili śmierci, więc sporządzanie katalogu każdego posiadanego przedmiotu nie tylko komplikuje dokument, ale może szybko uczynić go nieaktualnym.

Inaczej jest wtedy, gdy testator chce rozdysponować konkretne rzeczy pomiędzy kilka osób. Wtedy trzeba bardzo ostrożnie odróżnić powołanie do spadku od zapisów. Samo napisanie, że „syn dostaje dom, córka mieszkanie, a wnuk samochód”, nie zawsze wywoła taki skutek, jakiego oczekuje spadkodawca.

Szczególnej uwagi wymaga wydziedziczenie. Nie jest ono synonimem pominięcia kogoś w testamencie. Pominięty małżonek, dziecko czy inna osoba należąca do kręgu uprawnionych może nadal dochodzić zachowku. Wydziedziczenie ma pozbawić prawa do zachowku, ale wymaga istnienia ustawowej przyczyny i wskazania jej w testamencie. Sam konflikt rodzinny, brak sympatii czy zdanie „nie chcę, żeby syn cokolwiek dostał” nie rozwiązują problemu.

Ile kosztuje testament u notariusza i na co uważać przed podpisaniem?

Koszt zależy przede wszystkim od treści dokumentu, a nie od wartości całego majątku. Obowiązujące maksymalne stawki taksy notarialnej przewidują:

• 50 zł za sporządzenie testamentu,
• 150 zł za testament zawierający zapis zwykły, polecenie albo wydziedziczenie,
• 200 zł za testament zawierający zapis windykacyjny,
• 30 zł za odwołanie testamentu.

Do rachunku dochodzi koszt wypisów. Maksymalna stawka wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę wypisu. W praktyce kancelarie rozliczają również VAT zgodnie z zasadami obowiązującymi przy usługach notarialnych, dlatego przed wizytą najlepiej poprosić o podanie pełnej ceny brutto wraz z wypisami, a nie samej wysokości taksy.

Przy zwykłym testamencie koszt jest więc niewielki w porównaniu z potencjalnymi kosztami późniejszego postępowania spadkowego. Nie oznacza to jednak, że najbardziej rozbudowany testament zawsze jest najlepszy. Przeciwnie — niepotrzebne mnożenie zapisów i szczegółowych warunków zwiększa ryzyko, że dokument po kilku latach przestanie odpowiadać rzeczywistemu stanowi majątku.

Przed podpisaniem trzeba szczególnie sprawdzić trzy rzeczy: kto jest spadkobiercą, w jakim udziale dziedziczy i które postanowienia dotyczą wyłącznie konkretnych przedmiotów. To właśnie pomieszanie tych kategorii powoduje później najwięcej nieporozumień.

Jak można zauważyć także w materiałach kancelarii notariusz-olsztyn.pl, zakres dokumentów potrzebnych do czynności notarialnej zależy od jej konkretnego rodzaju. Przy testamencie jest to szczególnie istotne: inne dane wystarczą przy prostym powołaniu jednej osoby do spadku, a inne będą potrzebne przy rozporządzeniu konkretną nieruchomością czy przygotowaniu zapisu windykacyjnego. Dlatego przed terminem warto krótko opisać kancelarii planowaną treść testamentu zamiast kompletować dokumenty na własną rękę.

Można również poprosić o zarejestrowanie testamentu w Notarialnym Rejestrze Testamentów — NORT. Rejestracja jest dobrowolna. Rejestr nie ujawnia treści testamentu ani danych spadkobierców; pozwala natomiast po śmierci testatora ustalić, że testament został sporządzony i gdzie znajduje się dokument. To praktyczne zabezpieczenie przed sytuacją, w której rodzina nie wie o istnieniu testamentu albo szuka go w przypadkowych miejscach.

Największą niedogodnością testamentu notarialnego nie jest koszt, lecz konieczność aktualizowania dokumentu, gdy istotnie zmienia się sytuacja rodzinna lub majątkowa. Sprzedaż nieruchomości objętej zapisem, śmierć wskazanego spadkobiercy, rozwód, narodziny kolejnego dziecka czy poważna zmiana struktury majątku powinny być sygnałem do ponownego przeczytania testamentu.

Nie należy również traktować testamentu jako sposobu na automatyczne „wyłączenie” zasad dotyczących zachowku. Testament i zachowek to dwa odrębne zagadnienia. Można zgodnie z prawem powołać jednego spadkobiercę do całości spadku, a mimo to po śmierci spadkodawcy inna osoba może mieć wobec niego roszczenie pieniężne o zachowek.

FAQ — najczęstsze pytania o testament notarialny

Czy do sporządzenia testamentu trzeba przyjść ze spadkobiercą?
Nie. Testament jest osobistym oświadczeniem spadkodawcy. Osoba, która ma dziedziczyć, nie musi uczestniczyć w czynności i nie musi wyrażać zgody na umieszczenie jej w testamencie.

Czy można sporządzić testament bez aktu własności mieszkania?
Tak, jeżeli testament ogranicza się np. do powołania konkretnej osoby do całego spadku. Jeżeli jednak ma zawierać szczegółowe rozrządzenie dotyczące konkretnej nieruchomości, kancelaria może potrzebować danych pozwalających ją jednoznacznie zidentyfikować, w szczególności numeru księgi wieczystej.

Czy testament notarialny można zmienić?
Tak. Spadkodawca może w każdej chwili odwołać testament w całości lub w części albo sporządzić nowy. Przy zmianie najlepiej poinformować notariusza o wcześniejszych testamentach, aby uniknąć sprzecznych postanowień.

Czy testament notarialny można podważyć?
Tak. Forma notarialna nie wyłącza możliwości zakwestionowania testamentu, np. z powodu sporządzenia go w stanie wyłączającym świadome lub swobodne podjęcie decyzji, pod wpływem określonego prawnie błędu albo groźby. Akt notarialny mocno ogranicza jednak typowe spory o autentyczność dokumentu i zachowanie wymogów formalnych.

Czy testament pozwala całkowicie pozbawić dziecko spadku i zachowku?
Samo pominięcie dziecka w testamencie nie pozbawia go automatycznie prawa do zachowku. Do wydziedziczenia potrzebna jest ustawowa podstawa, a przyczyna powinna wynikać z testamentu.

Czy można zapisać konkretne mieszkanie jednej osobie?
Tak. Jednym z instrumentów jest zapis windykacyjny, który musi zostać ustanowiony w testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego. Przedmiot zapisu musi być odpowiednio oznaczony, a skuteczność zapisu zależy również od tego, czy w chwili śmierci przedmiot należy do spadkodawcy.

Czy trzeba wymieniać w testamencie cały posiadany majątek?
Nie. Przy powołaniu spadkobiercy do całości albo określonego udziału w spadku szczegółowy spis kont, samochodów, wyposażenia czy innych rzeczy zazwyczaj jest zbędny. Taki katalog szybko się dezaktualizuje.

Czy notariusz może przyjechać do domu albo szpitala?
Czynność może zostać dokonana poza kancelarią, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności. Trzeba jednak wcześniej uzgodnić możliwość przyjazdu z kancelarią. Za czynność poza kancelarią mogą zostać naliczone dodatkowe koszty związane m.in. z czasem dojazdu i niezbędnymi wydatkami.

Czy wpis testamentu do NORT jest obowiązkowy?
Nie. Rejestracja w Notarialnym Rejestrze Testamentów jest dobrowolna. Jej praktyczną zaletą jest możliwość późniejszego ustalenia, że testament istnieje i w której kancelarii został sporządzony.

Pierwszy krok przed telefonem do kancelarii powinien być jeden: spisz na jednej kartce, kto ma dziedziczyć, w jakich udziałach oraz czy jakaś konkretna rzecz — zwłaszcza mieszkanie, dom, działka lub przedsiębiorstwo — ma trafić do konkretnej osoby. Dopiero potem kompletuj dokumenty. Najpierw trzeba uporządkować decyzję o dziedziczeniu; zbieranie aktów własności bez ustalenia, jaki skutek ma wywołać testament, tylko komplikuje sprawę.