Co zrobić, gdy po śmierci bliskiej osoby nie wiadomo, czy pozostawiła testament notarialny

Po śmierci bliskiej osoby często wiadomo, gdzie trzymała dokumenty, z jakiego banku korzystała i kto miał klucze do mieszkania. Znacznie trudniej ustalić, czy kilka lat wcześniej nie sporządziła u notariusza testamentu, o którym nikomu nie powiedziała. Telefonowanie do kolejnych kancelarii zwykle niewiele daje. Testament notarialny nie jest publicznym dokumentem, a notariusza obowiązuje tajemnica zawodowa.

W Polsce istnieje jednak system pozwalający sprawdzić, czy zmarły zarejestrował testament. To Notarialny Rejestr Testamentów – NORT. Trzeba tylko wiedzieć, czego dokładnie można się z niego dowiedzieć. Rejestr nie zawiera treści testamentu, a brak wpisu nie oznacza, że testament na pewno nie istnieje. To właśnie te dwa ograniczenia najczęściej prowadzą rodziny do błędnych wniosków.

Najpierw NORT: jak sprawdzić, czy testament został zarejestrowany

NORT prowadzi samorząd notarialny. Rejestr działa od 2011 roku, a wpisanie testamentu jest dobrowolne. W praktyce oznacza to, że testament sporządzony przez notariusza może być całkowicie ważny, mimo że nie został zgłoszony do rejestru.

Po śmierci testatora informację z NORT można uzyskać za pośrednictwem notariusza. Nie ma znaczenia, w jakim mieście testament mógł zostać sporządzony. Nie trzeba więc jeździć do Krakowa, Gdańska czy Olsztyna tylko dlatego, że zmarły kiedyś tam mieszkał. Sprawdzenia może dokonać dowolna kancelaria mająca dostęp do systemu.

Do kancelarii najlepiej zabrać:

• odpis aktu zgonu albo inny dokument pozwalający wykazać śmierć testatora,

• dane zmarłego, przede wszystkim imię, nazwisko i PESEL, jeżeli jest znany,

• własny dokument tożsamości,

• informacje pomocnicze pozwalające jednoznacznie zidentyfikować zmarłego.

Rejestr nie pokaże, kto został spadkobiercą, ile osób wymieniono w testamencie ani komu przypadło mieszkanie. Wynik wskazuje przede wszystkim, czy zarejestrowano testament oraz gdzie znajduje się dokument, który trzeba następnie uzyskać i otworzyć.

To istotne rozróżnienie. NORT jest wyszukiwarką informacji o testamencie, a nie elektronicznym archiwum jego treści.

Samo wyszukanie nie jest bezpłatną usługą publiczną. Czynność odbywa się u notariusza i wiąże się z wynagrodzeniem za sporządzany protokół oraz podatkiem VAT. W praktyce przed wizytą najlepiej zapytać kancelarię o pełny koszt brutto. Przy czynnościach protokolarnych przepisy przewidują maksymalne stawki taksy notarialnej sięgające 200 zł netto, czyli 246 zł po doliczeniu 23 proc. VAT, choć ostateczna należność zależy od rodzaju wykonanej czynności.

Najważniejsze ograniczenie NORT jest proste: wynik „brak testamentu” oznacza jedynie brak zarejestrowanego testamentu. Nie jest dowodem, że zmarły nigdy testamentu nie sporządził.

Brak wpisu w rejestrze nie kończy poszukiwań

To częsty błąd: rodzina sprawdza NORT, otrzymuje informację o braku wpisu i od razu rozpoczyna dziedziczenie ustawowe. Tymczasem rejestracja testamentu nie jest warunkiem jego ważności.

Po negatywnym wyniku NORT trzeba przejść do drugiego etapu i odtworzyć możliwe kontakty zmarłego z kancelariami notarialnymi. Najwięcej informacji daje zwykle nie przypadkowe dzwonienie po całym mieście, lecz przejrzenie dokumentów pozostawionych przez zmarłego.

W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić:

• segregatory z aktami notarialnymi dotyczącymi zakupu lub sprzedaży nieruchomości,

• umowy darowizny i ustanowienia służebności,

• pełnomocnictwa notarialne,

• umowy majątkowe małżeńskie,

• dokumenty dotyczące wcześniejszych spraw spadkowych,

• korespondencję z kancelariami,

• kalendarz, notes i książkę adresową zmarłego,

• legalnie dostępne rodzinie dokumenty elektroniczne i wiadomości, jeśli istnieje do nich zgodny z prawem dostęp.

Jeżeli ta sama kancelaria obsługiwała przez lata większość spraw majątkowych danej osoby, jest rozsądnym pierwszym tropem. Nie daje to jednak gwarancji. Testament można sporządzić u dowolnego notariusza w Polsce, a człowiek nie musi korzystać przez całe życie z jednej kancelarii.

Osobnego sprawdzenia wymagają dokumenty przechowywane w domu. Oprócz testamentu notarialnego istnieje przecież testament własnoręczny. Co do zasady powinien być napisany w całości pismem ręcznym, podpisany i opatrzony datą. Brak testamentu w NORT nie wyklucza więc odnalezienia ważnego dokumentu w szufladzie, sejfie, skrytce czy wśród prywatnych papierów.

Znalezionego testamentu nie należy poprawiać, dopisywać na nim informacji ani „porządkować” przez zszywanie z innymi dokumentami. Oryginał ma znaczenie dowodowe. Testament po śmierci testatora podlega otwarciu i ogłoszeniu przez sąd lub notariusza.

Jest jeszcze jeden praktyczny problem: testamentów może być kilka. Późniejszy testament może odwoływać wcześniejszy w całości albo tylko w części. Dlatego odnalezienie jednego dokumentu nie zawsze kończy sprawę. Jeżeli NORT wskazuje więcej niż jeden testament, trzeba ustalić ich daty i treść, a nie wybierać dokument, który wydaje się rodzinie najbardziej korzystny.

Co zrobić po odnalezieniu testamentu i kiedy nie czekać z decyzją spadkową

Odnalezienie testamentu nie powoduje automatycznego przepisania mieszkania, samochodu czy rachunku bankowego na osobę wskazaną w dokumencie. Trzeba jeszcze formalnie potwierdzić prawa do spadku.

W praktyce są dwie podstawowe drogi:

• postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku przed sądem,

• akt poświadczenia dziedziczenia sporządzany przez notariusza, jeśli spełnione są ustawowe warunki i nie ma przeszkód do przeprowadzenia czynności.

Notariusz jest dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy sytuacja jest jasna, zainteresowani mogą uczestniczyć w czynności i nie istnieje spór dotyczący testamentu albo kręgu spadkobierców. Jeżeli ktoś podważa autentyczność podpisu, twierdzi, że testator działał bez świadomości, przedstawia inny testament albo spadkobiercy spierają się co do jego treści, właściwą drogą staje się zazwyczaj postępowanie sądowe.

Nie należy też odkładać całej sprawy tylko dlatego, że testamentu jeszcze nie znaleziono. Dla potencjalnego spadkobiercy szczególnie ważny jest termin na złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku. Co do zasady wynosi on 6 miesięcy od dnia, w którym dana osoba dowiedziała się o tytule swojego powołania do spadku. Nie zawsze jest to więc sześć miesięcy liczonych mechanicznie od daty śmierci.

Brak oświadczenia w ustawowym terminie oznacza obecnie co do zasady przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza, czyli z ograniczeniem odpowiedzialności za długi spadkowe do wartości ustalonego stanu czynnego spadku. Nie oznacza to jednak, że zadłużony spadek można bez konsekwencji zignorować. Przy większych długach, niejasnej sytuacji majątkowej albo działalności gospodarczej zmarłego potrzebna jest szybka analiza aktywów i zobowiązań.

Praktycznie niepokojące powinny być zwłaszcza:

• zaległe kredyty i pożyczki,

• poręczenia udzielone przez zmarłego,

• zobowiązania związane z działalnością gospodarczą,

• zaległości podatkowe,

• nieuregulowane opłaty dotyczące nieruchomości,

• postępowania egzekucyjne,

• zobowiązania, o których rodzina wie jedynie z wezwań do zapłaty.

Nie ma sensu najpierw miesiącami ustalać wszystkich składników majątku, a dopiero potem sprawdzać testament. Sprawdzenie NORT powinno znaleźć się na początku postępowania, ponieważ testament może całkowicie zmienić krąg osób, które muszą uczestniczyć w dalszych czynnościach.

Jeżeli rejestr wskaże kancelarię, w której znajduje się testament, następnym krokiem jest kontakt z nią i ustalenie zasad uzyskania wypisu. Prawo do otrzymania wypisu aktu notarialnego nie przysługuje każdej osobie, która zgłosi się do kancelarii. Co do zasady wypisy wydaje się stronom aktu, osobom, dla których w akcie zastrzeżono takie prawo, oraz ich następcom prawnym. W szczególnych sytuacjach dostęp może wymagać wykazania odpowiedniej podstawy prawnej albo postanowienia sądu.

To bywa najbardziej irytujący etap całej procedury: rodzina wie już, że testament istnieje, ale nie oznacza to jeszcze, że pierwsza osoba, która zadzwoni do kancelarii, dostanie jego skan e-mailem. Tajemnica notarialna i zasady wydawania wypisów nadal obowiązują.

Dodatkowe informacje na: https://notariusz-olsztyn.pl

FAQ

Czy każdy testament notarialny znajduje się w NORT?
Nie. Rejestracja jest dobrowolna. Testament notarialny może być ważny mimo braku wpisu w rejestrze.

Czy NORT pokaże treść testamentu i nazwiska spadkobierców?
Nie. Rejestr służy do ustalenia, czy testament został zarejestrowany i gdzie można go odnaleźć. Nie udostępnia publicznie treści rozrządzeń spadkodawcy.

Czy można samodzielnie sprawdzić testament zmarłego przez internet?
Nie w taki sposób jak księgę wieczystą czy dane w Rejestrze Spadkowym. Dostęp do informacji z NORT po śmierci testatora odbywa się za pośrednictwem notariusza i wymaga wykazania śmierci testatora.

Czy trzeba iść do notariusza w mieście, w którym mieszkał zmarły?
Nie. Sprawdzenia NORT można dokonać w dowolnej kancelarii notarialnej posiadającej dostęp do rejestru. Miejsce zamieszkania zmarłego nie ogranicza wyboru kancelarii.

Co oznacza brak wyniku w NORT?
Tylko tyle, że w rejestrze nie znaleziono wpisu dotyczącego testamentu danej osoby. Nie wyklucza to istnienia niezarejestrowanego testamentu notarialnego ani testamentu własnoręcznego.

Czy testament odnaleziony w domu można po prostu zachować i na jego podstawie podzielić majątek?
Nie. Testament powinien zostać formalnie otwarty i ogłoszony, a prawa do spadku trzeba następnie potwierdzić w odpowiednim postępowaniu przed sądem albo u notariusza.

Co zrobić, jeśli znaleziono dwa testamenty z różnymi rozporządzeniami?
Nie wolno samodzielnie uznać jednego z nich za nieważny. Trzeba ustalić kolejność testamentów i zakres, w jakim późniejszy dokument odwołał lub zmienił wcześniejszy. Przy sporze sprawę powinien rozstrzygnąć sąd.

Czy Rejestr Spadkowy i NORT to to samo?
Nie. NORT dotyczy informacji o zarejestrowanych testamentach. Rejestr Spadkowy pozwala natomiast ustalić m.in., czy po danej osobie sporządzono zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia albo zapadło prawomocne postanowienie sądu dotyczące nabycia spadku.

Pierwsza decyzja powinna więc być prosta: zanim rodzina zacznie dzielić majątek według zasad dziedziczenia ustawowego, trzeba uzyskać akt zgonu i sprawdzić NORT u notariusza. Dopiero gdy wynik jest negatywny, należy przejść do dokumentów zmarłego i kancelarii, z których rzeczywiście korzystał. Najgorszym błędem jest uznanie braku wiedzy o testamencie za dowód, że testamentu nie było.