Akt notarialny czy zwykła umowa pisemna – co wybrać i kiedy

Różnica między zwykłą umową pisemną a aktem notarialnym nie sprowadza się do pieczęci, dodatkowej wizyty i kosztu kilkuset czy kilku tysięcy złotych. Czasami akt notarialny jest warunkiem ważności czynności i bez niego strony prawnie nie osiągną tego, co zamierzały. W innych sytuacjach wystarczy podpis na prawidłowo przygotowanym dokumencie, a angażowanie notariusza byłoby tylko dodatkowym wydatkiem.

Najczęstszy błąd pojawia się jeszcze wcześniej: strony najpierw ustalają treść transakcji, wpłacają pieniądze albo wydają rzecz, a dopiero potem sprawdzają wymaganą formę. Kolejność powinna być odwrotna. Najpierw ustala się, jakiej formy wymaga prawo lub wcześniejsza umowa, później podpisuje dokument i dopiero na końcu wykonuje płatność lub przekazuje majątek.

Kiedy zwykła umowa pisemna wystarczy, a kiedy nie wolno na niej poprzestać

Zwykła forma pisemna oznacza zasadniczo dokument obejmujący treść oświadczenia woli i opatrzony własnoręcznym podpisem strony. W wielu codziennych transakcjach jest to rozwiązanie całkowicie wystarczające. Nie ma sensu umawiać wizyty u notariusza przy każdej sprzedaży używanego samochodu, sprzętu firmowego czy wyposażenia mieszkania tylko dlatego, że przedmiot ma znaczną wartość.

W praktyce przy zwykłej umowie pisemnej najważniejsze są nie ozdobniki, lecz pięć elementów:

• precyzyjna identyfikacja stron – imię, nazwisko lub firma, adres, a zależnie od sytuacji PESEL, NIP albo dane rejestrowe;
• dokładne określenie przedmiotu umowy;
• cena, wynagrodzenie albo inny sposób rozliczenia;
• termin i sposób wykonania zobowiązania;
• podpisy osób rzeczywiście uprawnionych do zawarcia umowy.

Przy sprzedaży samochodu przydadzą się więc marka, model, numer VIN, numer rejestracyjny, przebieg i cena. Przy sprzedaży urządzenia firmowego – producent, model, numer seryjny, stan techniczny i informacja o wyposażeniu. Im bardziej przedmiot można pomylić z innym, tym bardziej szczegółowy powinien być opis.

Nie każda umowa musi być jednak zawarta właśnie w zwykłej formie pisemnej. Polski Kodeks cywilny zna również m.in. formę dokumentową, elektroniczną, pisemną z podpisem notarialnie poświadczonym oraz akt notarialny. Skutek niezachowania właściwej formy zależy od konkretnego przepisu: czasami czynność jest nieważna, a czasami problem pojawia się przede wszystkim przy udowadnianiu jej treści.

Granica jest wyraźna przy nieruchomościach. Umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Dotyczy to również umowy przenoszącej własność zawieranej w wykonaniu wcześniejszego zobowiązania. Sprzedaży mieszkania, domu czy działki nie da się więc skutecznie zastąpić wydrukowaną umową podpisaną przez kupującego i sprzedającego przy kuchennym stole.

Aktu notarialnego wymagają również inne istotne czynności dotyczące nieruchomości oraz przypadki wskazane w przepisach szczególnych. Przykładem jest ustanowienie odrębnej własności lokalu.

Nie należy przy tym mylić aktu notarialnego z notarialnym poświadczeniem podpisu. To dwa różne rozwiązania. Przy poświadczeniu notariusz potwierdza autentyczność podpisu złożonego albo uznanego w jego obecności, ale prywatny dokument nie staje się przez to aktem notarialnym.

Z praktycznego punktu widzenia zwykła umowa pisemna jest rozsądnym wyborem wtedy, gdy:

• przepisy nie wymagają surowszej formy,
• przedmiot transakcji można jednoznacznie opisać,
• strony potrafią poprawnie określić warunki,
• nie ma skomplikowanego stanu własnościowego,
• ryzyko sporu nie uzasadnia dodatkowych zabezpieczeń.

Jeżeli natomiast przedmiotem transakcji jest nieruchomość albo prawo, przy którym ustawa wymaga szczególnej formy, nie wybiera się między papierową umową a notariuszem według ceny. Forma wynika z prawa.

Co rzeczywiście daje akt notarialny i ile kosztuje

Akt notarialny nie jest „lepszą wersją umowy pisemnej”. Jest dokumentem sporządzanym przez notariusza według wymagań wynikających z Prawa o notariacie. Notariusz ustala tożsamość uczestników, bada dokumenty potrzebne do czynności, sporządza akt, odczytuje go stronom, wyjaśnia jego znaczenie i czuwa nad zgodnością czynności z prawem. Notariusz ma obowiązek odmówić dokonania czynności sprzecznej z prawem.

To jednak nie oznacza, że akt usuwa każde ryzyko transakcji. Notariusz nie jest prywatnym doradcą jednej strony przeciwko drugiej, nie gwarantuje opłacalności zakupu i nie zastąpi technicznego odbioru mieszkania, rzeczoznawcy budowlanego czy analizy ekonomicznej inwestycji. Jeżeli kupujący płaci za lokal z poważnymi wadami technicznymi, prawidłowo sporządzony akt notarialny sam tych wad nie usunie.

Najbardziej odczuwalną niedogodnością aktu jest koszt oraz konieczność wcześniejszego zgromadzenia dokumentów. Wynagrodzenie notariusza nie jest jednak ustalane dowolnie – przepisy określają maksymalne stawki taksy notarialnej, a kancelaria może zastosować stawkę niższą od maksymalnej. Obowiązujące regulacje dotyczące maksymalnej taksy są publikowane w Dzienniku Ustaw.

Przy czynnościach, dla których stawka zależy od wartości przedmiotu, ogólny mechanizm maksymalnej taksy obejmuje kolejne progi. Przykładowo przy wartości:

• powyżej 10 000 do 30 000 zł – maksymalna stawka to 310 zł + 2% nadwyżki ponad 10 000 zł;
• powyżej 30 000 do 60 000 zł – 710 zł + 1% nadwyżki ponad 30 000 zł;
• powyżej 60 000 do 1 000 000 zł – 1010 zł + 0,4% nadwyżki ponad 60 000 zł;
• powyżej 1 000 000 do 2 000 000 zł – 4770 zł + 0,2% nadwyżki ponad 1 000 000 zł;
• powyżej 2 000 000 zł – 6770 zł + 0,25% nadwyżki ponad 2 000 000 zł, z ustawowym limitem maksymalnej stawki.

Dla części czynności przepisy przewidują jednak inne, w tym obniżone stawki, dlatego mechaniczne policzenie taksy wyłącznie od ceny mieszkania może dać błędny wynik. Do wynagrodzenia kancelarii dochodzą również – zależnie od transakcji – VAT, wypisy aktu, podatek pobierany przez notariusza albo opłaty sądowe związane np. z wpisami do księgi wieczystej. Sama „taksa notarialna” nie jest więc równoznaczna z całkowitą kwotą płaconą w kancelarii.

To ważne zwłaszcza przy nieruchomościach. Klient słyszący przy telefonicznej rezerwacji terminu kwotę wynagrodzenia notariusza powinien ustalić, czy podana suma obejmuje również VAT, wypisy, opłatę sądową oraz należny podatek. W przeciwnym razie różnica między pierwszą informacją a końcową kwotą może być wyraźna.

Akt notarialny ma też korzyść organizacyjną. Przy typowej transakcji nieruchomościowej kancelaria pracuje na księdze wieczystej, dokumentach dotyczących prawa własności, danych stron oraz dokumentach potrzebnych do konkretnej czynności. W zależności od sytuacji mogą być potrzebne m.in. wcześniejsze akty notarialne, dokumenty spadkowe, zaświadczenia, pełnomocnictwa czy dane dotyczące kredytu.

Tu pojawia się praktyczny problem, który regularnie opóźnia podpisanie dokumentu: niekompletne dokumenty dostarczone dopiero w dniu czynności. Brak istotnego zaświadczenia albo wadliwe pełnomocnictwo potrafią zatrzymać transakcję mimo obecności kupującego, sprzedającego i przygotowanych pieniędzy.

Jak dobrać formę do ryzyka i nie przepłacić za bezpieczeństwo

Najlepszym kryterium nie jest wartość umowy sama w sobie. Umowa na 300 000 zł nie zawsze wymaga aktu notarialnego, natomiast określona czynność dotycząca nieruchomości o wartości 100 000 zł może go wymagać bezwzględnie. Najpierw bada się przedmiot i rodzaj czynności, dopiero później jej wartość.

Przed podpisaniem dokumentu dobrze przejść przez prostą sekwencję.

1. Sprawdź, czego dokładnie dotyczy czynność.
Sprzedaż rzeczy ruchomej, sprzedaż nieruchomości, pełnomocnictwo, ustanowienie ograniczonego prawa rzeczowego czy umowa dotycząca spółki nie podlegają automatycznie identycznym zasadom.

2. Ustal, czy przepis narzuca konkretną formę.
Jeżeli ustawa wymaga aktu notarialnego pod rygorem nieważności, dalsze rozważanie tańszej zwykłej umowy nie ma sensu. Nie będzie ona ekonomiczną alternatywą, tylko niewłaściwą formą czynności.

3. Sprawdź dokument będący podstawą obecnych praw.
Przy nieruchomości będzie to przede wszystkim księga wieczysta oraz dokument, na podstawie którego właściciel nabył prawo. W transakcjach firmowych trzeba dodatkowo sprawdzić reprezentację podmiotu. Samo pojawienie się prezesa spółki na spotkaniu nie zawsze oznacza, że może on samodzielnie podpisać każdą umowę.

4. Dopiero później ustal zabezpieczenia.
Termin zapłaty, zadatek, kara umowna, warunek wydania przedmiotu czy sposób rozliczenia powinny wynikać z rzeczywistego ryzyka transakcji. Dodawanie dziesięciu stron zabezpieczeń do prostej sprzedaży używanego wyposażenia nie zwiększa automatycznie bezpieczeństwa. Często zwiększa tylko liczbę niejasnych postanowień.

Przy bardziej złożonych czynnościach opłaca się wcześniej przekazać dokumenty kancelarii i poprosić o wskazanie braków, zamiast pojawiać się z plikiem papierów dopiero przed podpisaniem. Jak wynika z informacji publikowanych przez notariusz-olsztyn.pl, wcześniejsze przygotowanie dokumentów i ustalenie zakresu planowanej czynności pozwala sprawniej przygotować wizytę notarialną. Nie usuwa to obowiązku samodzielnego sprawdzenia ekonomicznych warunków transakcji, ale ogranicza ryzyko, że formalny brak wyjdzie na jaw w ostatniej chwili.

Szczególnej ostrożności wymaga pełnomocnictwo. Nie można przyjąć zasady, że „każde podpisane pełnomocnictwo wystarczy”. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do jej dokonania również musi odpowiadać wymaganej formie. To jedna z rzeczy, które należy sprawdzić przed ustaleniem terminu transakcji, a nie już przy stole u notariusza.

Drugi częsty błąd to podpisanie umowy przedwstępnej nieruchomości bez zastanowienia się nad jej formą. Pisemna umowa przedwstępna może mieć znaczenie i rodzić określone konsekwencje, ale nie daje dokładnie takich samych możliwości jak umowa przedwstępna zawarta w formie wymaganej dla umowy przyrzeczonej. Przy transakcji wartej kilkaset tysięcy złotych wybór formy przedwstępnej powinien więc wynikać z tego, jakiego środka ochrony potrzebuje kupujący lub sprzedający, a nie z chęci zaoszczędzenia jednego spotkania.

Nie trzeba natomiast tworzyć aktu notarialnego „na wszelki wypadek”, gdy prawo tego nie wymaga i zwykły dokument dobrze zabezpiecza transakcję. Przy sprzedaży rzeczy ruchomej czy wielu typowych umowach między przedsiębiorcami większą korzyść da dobrze przygotowana treść: dokładna specyfikacja przedmiotu, procedura odbioru, konkretne terminy płatności i jasne zasady odpowiedzialności.

FAQ – najczęstsze pytania o formę umowy

Czy umowa sprzedaży mieszkania podpisana samodzielnie przez kupującego i sprzedającego jest wystarczająca?
Nie. Umowa przenosząca własność nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego. Zwykła umowa pisemna nie zastępuje aktu.

Czy każda droga umowa powinna być zawierana u notariusza?
Nie. Sama wysoka wartość transakcji nie oznacza obowiązku sporządzenia aktu notarialnego. Decyduje przede wszystkim rodzaj czynności i wymagania konkretnego przepisu.

Czy akt notarialny gwarantuje, że transakcja jest opłacalna?
Nie. Notariusz odpowiada za zakres powierzonych mu czynności notarialnych i czuwa nad zgodnością czynności z prawem, ale nie ocenia za klienta np. stanu technicznego domu, przyszłej rentowności lokalu czy rynkowej atrakcyjności ceny.

Czy notariusz zawsze pobiera maksymalną taksę?
Nie. Rozporządzenie określa stawki maksymalne. Wynagrodzenie za daną czynność może zostać ustalone poniżej tego limitu. Do kosztu mogą jednak dojść VAT, wypisy, podatki oraz opłaty sądowe.

Czy poświadczenie podpisu przez notariusza oznacza, że dokument jest aktem notarialnym?
Nie. Dokument z podpisem notarialnie poświadczonym pozostaje innym rodzajem dokumentu niż akt notarialny. Nie można stosować tych form zamiennie, jeżeli ustawa jednoznacznie wymaga aktu.

Czy umowę przedwstępną sprzedaży mieszkania można podpisać bez notariusza?
Można zawrzeć ją w zwykłej formie pisemnej, ale wybór formy ma znaczenie dla przysługujących stronom roszczeń. Przy istotnej wartości transakcji trzeba ustalić przed podpisaniem, czy stronom zależy jedynie na roszczeniach odszkodowawczych, czy na silniejszym zabezpieczeniu możliwości doprowadzenia do zawarcia umowy przyrzeczonej.

Co sprawdzić jako pierwsze przed wyborem formy umowy?
Nie cenę notariusza. Najpierw ustal dokładny rodzaj czynności i sprawdź, jakiej formy wymaga dla niej ustawa. Jeśli chodzi o nieruchomość, równolegle sprawdź księgę wieczystą oraz dokument będący podstawą prawa sprzedającego. Dopiero po potwierdzeniu tych dwóch rzeczy wybieraj treść zabezpieczeń i ustalaj koszt czynności. Najgorszym błędem jest wpłacenie znacznej kwoty lub podpisanie przypadkowego wzoru umowy, zanim zostanie ustalone, czy dokument w ogóle ma właściwą formę.